Foi publicada ontem, 14 de abril de 2020, a Instrução Normativa (IN) DREI 79/2020, que dispõe sobre a participação e votação a distância em reuniões e assembleias de sociedades anônimas fechadas, limitadas e cooperativas. A norma era esperada desde a publicação da Medida Provisória n.º 931, ocorrida no último dia 30 de março, que prorrogou o prazo para realização de assembleias gerais ordinárias e assembleias de sócios.  (veja aqui)

De acordo com a IN, as reuniões e assembleias poderão ser:

• semipresenciais, quando os acionistas, sócios ou associados puderem participar e votar presencialmente, no local físico da realização do conclave, mas também puderem participar e votar a distância.
• digitais, quando os acionistas, sócios ou associados só puderem participar e votar a distância, hipótese em que o conclave não será realizado em nenhum local físico.

Independente da forma adotada pela sociedade, semipresencial ou digital, as reuniões e assembleias deverão obedecer às normas atinentes ao respectivo tipo societário, bem como às normas do contrato ou estatuto social, conforme o caso, quanto à convocação, instalação e deliberação. Além disso, há determinações específicas na própria IN que deverão ser observadas, à exemplo da obrigatoriedade de disponibilização digital, por meio seguro, dos documentos e informações relativos à reunião ou assembleia, e da gravação integral do conclave.

A sociedade poderá contratar terceiros para administrar, em seu nome, o processamento das informações nas reuniões ou assembleias semipresenciais e digitais, mas permanecerá responsável pelo cumprimento do disposto na IN. Por outro lado, a sociedade não poderá ser responsabilizada por problemas decorrentes dos equipamentos de informática ou da conexão à rede mundial de computadores dos acionistas, sócios ou associados, assim como por quaisquer outras situações que não estejam sob o seu controle.

Importante destacar que a IN dispõe sobre os requisitos do sistema eletrônico utilizado para a realização da reunião ou assembleia semipresencial ou digital, que deve garantir, dentre outros, segurança, confiabilidade e, para as cooperativas, a anonimização dos votantes nas matérias em que o estatuto social previr o voto secreto. No mesmo sentido, a norma determina as condições básicas do boletim de voto a distância que deve ser disponibilizado pela sociedade em versão passível de impressão e preenchimento manual, por meio de sistema eletrônico disponível na rede mundial de computadores.

Por fim, as reuniões ou assembleias presenciais já convocadas e ainda não realizadas, em virtude das restrições decorrentes da pandemia do coronavírus, poderão ser realizadas de forma semipresencial ou digital, desde que todos os acionistas, sócios ou associados se façam presentes, ou declarem expressamente sua concordância.

A JCM está à disposição para outros esclarecimentos sobre a IN DREI 79/2020. Entre em contato através do e-mail societario@jcm.adv.br.