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PRAZO DE GUARDA DE DOCUMENTOS NOS FUNDOS DE INVESTIMENTO:

O PRAZO MÍNIMO DE 5 ANOS DA RCVM 175, O PRAZO PRESCRICIONAL CIVIL DE 10 ANOS E SUAS CONSEQUÊNCIAS PARA EFPC, GESTORES E ADMINISTRADORES DE FUNDOS DE INVESTIMENTO

Carlos Alberto Barros Sócio da JCM · Mercado de Capitais e Previdência Complementar Mestre em Direito e Finanças (LL.M.) pela Universidade Goethe, Frankfurt (Alemanha).

A Resolução CVM n.º 175/2022 (“RCVM 175¹“) estabelece, em seu art. 130², , o prazo mínimo de 5 anos para que administradores, gestores e custodiantes conservem os registros, contratos, atas e demais documentos dos fundos de investimento. O prazo é coerente com o ciclo de fiscalização da Comissão de Valores Mobiliários (“CVM³“): ele atende às necessidades da supervisão regulatória da autarquia. O problema surge quando esse prazo mínimo é tratado como prazo máximo, isto é, como uma autorização para destruir documentos ao final do quinto ano. Essa leitura está equivocada, e suas consequências afetam tanto as Entidades Fechadas de Previdência Complementar (“EFPC”) que investem nos fundos quanto os próprios prestadores de serviço  dos fundos de investimento.

Dois planos normativos, dois prazos

A CVM não tem competência para definir prazos prescricionais civis, matéria reservada à lei federal. O Código Civil estabelece, em seu art. 205, que o prazo para acionar judicialmente por descumprimento de contrato é de 10 anos, na ausência de prazo especial⁴. Para pretensões oriundas de contratos de gestão de recursos, administração fiduciária ou custódia, não existe prazo especial. O prazo é de 10 anos.

Os dois prazos convivem e atendem a finalidades distintas: 5 anos para a supervisão regulatória da CVM, e 10 anos para o exercício do direito de ação civil. O prazo da RCVM 175 é um piso, o mínimo obrigatório para fins regulatórios, e não um teto que autorize a eliminação de documentos. Tratar os dois planos normativos como se fossem um só é o equívoco que este artigo pretende endereçar.

A relação é contratual: o STJ já decidiu o que isso significa

As EFPC que investem em fundos de investimento atuam na qualidade de investidores profissionais, nos termos da Resolução CVM n.º 30/2021, a mesma categoria em que se enquadram as instituições financeiras, as companhias seguradoras e os próprios fundos de investimento. Essa qualificação jurídica comum afasta regimes protetivos especiais, colocando ambas as partes em uma relação regida pelo Código Civil. Ao subscrever cotas, a EFPC aceita o regulamento do fundo, instrumento que define as obrigações do gestor, os limites da política de investimentos e os deveres do administrador. Esse regulamento é um contrato. O descumprimento das obrigações nele previstas configura inadimplemento contratual e abre caminho para a responsabilização civil dos prestadores de serviço.

O STJ reconheceu isso de forma expressa. No REsp n.º 2.139.747/SP⁵, decidido pela 3.ª Turma em agosto de 2024 por votação unânime sob relatoria do Ministro Ricardo Villas Bôas Cueva, o Tribunal concluiu que o regulamento do fundo vincula as partes como instrumento contratual, que os deveres de diligência e lealdade integram esse vínculo e que seu descumprimento configura inadimplemento contratual, aplicando-se, em consequência, o prazo de 10 anos. Essa tese tem fundamento assentado desde 2018, quando a 2.ª Seção, sob relatoria da Ministra Nancy Andrighi, nos EREsp n.º 1.280.825/RJ⁶, fixou que pretensões de indenização por inadimplemento contratual prescrevem em 10 anos, e não em 3. O caso que originou esse precedente envolvia, precisamente, investidores de um clube de investimentos prejudicados pelo descumprimento de suas regras de gestão. O raciocínio: não faz sentido que o credor tenha 10 anos para exigir o cumprimento do contrato e apenas 3 para pedir indenização pelo seu descumprimento. O entendimento foi confirmado pela Corte Especial nos EREsp n.º 1.281.594/SP⁷, sob relatoria para acórdão do Ministro Felix Fischer, em maio de 2019.

Quando o prazo começa a correr

O prazo de 10 anos não começa na data em que o problema ocorreu, mas na data em que o prejudicado tomou conhecimento do fato lesivo e de sua autoria, conforme a teoria da actio natasubjetiva, consagrada pelo STJ. Em investimentos complexos, com derivativos, estruturas de crédito privado e estratégias de longa maturação, essa descoberta pode ocorrer muito depois do evento que gerou o dano. Uma auditoria que revela irregularidades, um relatório de compliance que aponta desalinhamento com a política de investimentos, um processo de fiscalização, uma análise de risco que identifica a causa de uma perda: tudo isso leva tempo. A dificuldade de identificação de certos ilícitos reforça a necessidade pela guarda por prazo mais longo.

O que a destruição prematura de documentos pode custar

As consequências da eliminação de documentos antes do decurso do prazo prescricional civil afetam todos os envolvidos, ainda que de formas distintas.

Do lado das EFPC, a primeira consequência é a perda do meio de prova. Registros de operações, atas de comitê de investimento, relatórios de gestão de risco e comunicações entre as partes são frequentemente os únicos documentos que permitem demonstrar que uma conduta foi irregular e causou prejuízo. Sem eles, o exercício do direito de ação pode se tornar inviável, não por falta de razão, mas por falta de prova.

A segunda consequência é a possível inversão do ônus probatório. O Código de Processo Civil autoriza o juiz a redistribuir o dever de provar quando uma parte detinha ou deveria deter os meios de prova. A ausência de documentação que deveria existir pode operar contra o prestador que a destruiu, mas também pode prejudicar a EFPC que deixou de exigir sua conservação pelo prazo adequado.

A terceira consequência é de ordem legal. O Decreto n.º 4.942/2003, que disciplina o processo administrativo sancionador no setor de previdência complementar, tipifica expressamente como infração punível “deixar de adotar as providências para apuração de responsabilidades e, quando for o caso, deixar de propor ação regressiva contra dirigentes ou terceiros que deram causa a dano ou prejuízo à entidade fechada de previdência complementar ou a seus planos de benefícios”. Não ajuizar quando há prejuízo causado por terceiro não é uma opção: é uma obrigação legal. E exercê-la depende da existência de prova documental. A destruição prematura de registros pode tornar esse dever materialmente impossível de cumprir.

A quarta consequência afeta diretamente os participantes e beneficiários dos planos: a perda do direito de reparação reduz o patrimônio disponível para o pagamento de benefícios. São eles que absorvem o prejuízo em última instância.

Por que a guarda inadequada também prejudica gestores e administradores

A análise do prazo de guarda é frequentemente feita apenas pela ótica do investidor, como se conservar documentos por mais tempo fosse um ônus unilateral dos prestadores. Esse enquadramento está incompleto.

Os mesmos documentos que a EFPC precisaria para demonstrar uma irregularidade são os que o gestor ou o administrador precisariam para demonstrar que agiram corretamente. Destruir registros ao final do quinto ano é abrir mão da principal defesa disponível para o período remanescente do prazo de 10 anos. Com as regras de carga dinâmica da prova do Código de Processo Civil, o juiz pode inverter o ônus probatório contra quem deveria ter os documentos e não os apresenta, independentemente de quem alegou a irregularidade.

Há ainda uma dimensão regulatória relevante. A RCVM 175, em seu art. 81, estabelece que cada prestador responde por seus próprios atos e omissões em sua respectiva esfera de atuação, afastando a solidariedade automática que existia no regime anterior. Identificar com precisão quem fez o quê, quando e com base em quais instruções exige registros preservados pelo prazo civil relevante. Sem eles, a responsabilização individual, que é a lógica do novo marco regulatório, torna-se inviável na prática, tanto para quem busca reparação quanto para quem precisa demonstrar regularidade.

Há ainda o aspecto competitivo. As EFPC selecionam prestadores de serviço com base em critérios rigorosos de governança e controles internos, exigência que decorre, entre outras normas, da Resolução PREVIC n.º 23/2023, alterada pela Resolução PREVIC n.º 26/2025, e também do art. 11 da Resolução CMN n.º 4.994/2022, que exige que a EFPC adote regras e procedimentos para a seleção e o monitoramento de administradores de carteiras e de fundos de investimento.

Conclusão

O prazo mínimo de 5 anos fixado pela RCVM 175 para a guarda de documentos atende à fiscalização regulatória da CVM, e apenas a isso. A relação entre EFPC e prestadores de serviço de fundos de investimento é contratual, regida pelo Código Civil, com prazo prescricional de 10 anos pacificado pelo STJ. A norma administrativa, de hierarquia infralegal, não tem aptidão para reduzir esse prazo. Os dois prazos coexistem e atendem a finalidades distintas: confundi-los é o equívoco que pode tornar o direito de ação inviável antes mesmo de seu exercício.

Para as EFPC, a manutenção dos documentos pelo prazo de 10 anos é condição para o exercício efetivo de direitos contratuais e do cumprimento do dever legal de propor ação de ressarcimento quando identificado prejuízo causado por terceiro. Para os gestores e administradores, é a preservação dos meios de prova que permitem demonstrar a regularidade de sua própria conduta. Com as tecnologias de armazenamento digital disponíveis, conservar documentos por 10 anos não representa custo expressivo: o ônus econômico é marginal frente ao risco jurídico e patrimonial da destruição prematura. A documentação preservada pelo prazo civil adequado é, ainda, condição para a correta individualização de condutas sob o regime da RCVM 175, no qual cada prestador responde por seus próprios atos.

A questão prática é incorporar esse entendimento nas políticas internas e nos contratos firmados entre as EFPC e seus prestadores de serviço de seus fundos de investimentos, antes que a ausência de documentação se torne um problema concreto.

* Carlos Alberto Barros é Mestre em Direito e Finanças (LL.M.) pela Universidade Goethe, Frankfurt (Alemanha); Especialista em Direito Tributário pela PUC/SP e pela Faculdade de Direito Milton Campos; Advogado com atuação nas áreas de Mercado Financeiro e de Capitais e Previdência Complementar; Sócio na JCM – Junqueira, Carvalho e Murgel Advogados.

¹ Resolução CVM n.º 175, de 23 de dezembro de 2022. Dispõe sobre a constituição, o funcionamento e a divulgação de informações dos fundos de investimento.

² RCVM 175, art. 130, Capítulo XV (“Manutenção de Arquivos”). O fundamento legal está no art. 9.º, inciso I, alínea “c”, da Lei n.º 6.385/1976.

³ Lei n.º 6.385/1976, art. 9.º, inciso I, alínea “c”. O prazo da pretensão punitiva administrativa da CVM é de 5 anos, nos termos da jurisprudência consolidada sobre o processo administrativo sancionador da autarquia.

⁴ Código Civil, art. 205: “A prescrição ocorre em dez anos, quando a lei não lhe haja fixado prazo menor.”

⁵ STJ, REsp n.º 2.139.747/SP, Rel. Min. Ricardo Villas Bôas Cueva, 3.ª Turma, j. 27 ago. 2024, DJe 30 ago. 2024. Votação unânime com os Min. Nancy Andrighi, Moura Ribeiro e Marco Aurélio Bellizze.

⁶ STJ, EREsp n.º 1.280.825/RJ, Rel. Min. Nancy Andrighi, 2.ª Seção, j. 27 jun. 2018, DJe 2 ago. 2018. Fixou que o prazo prescricional para pretensões indenizatórias decorrentes de inadimplemento contratual é de 10 anos, afastando o prazo trienal do art. 206, § 3.º, inciso V, do Código Civil.

⁷ STJ, EREsp n.º 1.281.594/SP, Rel. p/ acórdão Min. Felix Fischer, Corte Especial, j. 15 mai. 2019, DJe 23 mai. 2019. Ementa: “A pretensão indenizatória decorrente do inadimplemento contratual sujeita-se ao prazo prescricional decenal (art. 205 do Código Civil), se não houver previsão legal de prazo diferenciado.”

REFERÊNCIAS

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BRASIL. Lei n.º 6.385, de 7 de dezembro de 1976. Dispõe sobre o mercado de valores mobiliários e cria a Comissão de Valores Mobiliários. Diário Oficial da União, Brasília, DF, 9 dez. 1976.

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BRASIL. Superior Tribunal de Justiça. EREsp n.º 1.281.594/SP. Relator para acórdão: Ministro Felix Fischer. Corte Especial. Julgado em 15 mai. 2019. DJe 23 mai. 2019.

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BARROS, Carlos Alberto. Adaptação dos investimentos das EFPC à Resolução CVM 175. Abrapp em Foco, fev. 2024.

BARROS, Carlos Alberto. Adequação do estoque de fundos de investimentos à RCVM 175 e o afastamento do vício na extinção do contrato de gestão vigente. Abrapp em Foco, abr. 2025.

EIZIRIK, Nelson; GAAL, Ariádna B.; PARENTE, Flávia; HENRIQUES, Marcus de Freitas. Mercado de capitais: regime jurídico. 4. ed. São Paulo: Quartier Latin, 2019.