Por Walace Jonatan

Antes de tudo, é relevante destacar que o direito à proteção dos dados pessoais está intrinsecamente vinculado ao direito à privacidade dos indivíduos. Tais prerrogativas estão consagradas no conjunto de garantias fundamentais da Constituição Federal de 1988 e resguardadas pela inviolabilidade e sigilo (artigo 5º, incisos X e XII da Constituição).

A expansão e desenvolvimento das Tecnologias da Informação e Comunicação, como uma manifestação da globalização, resultaram em uma transformação sociocultural vertiginosa, marcada pelo aumento da transmissão da informação no mercado internacional. Em resposta a essa conjuntura, foi promulgada a Lei nº 13.709/2018 – conhecida como Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) – com o propósito de suprir a lacuna existente na legislação nacional tratada especificamente para a proteção dos dados.

A LGPD estipula que apenas os dados essenciais para fins legais, específicos e adequados, indispensáveis ​​para alcançar a orientação de tratamento estipulada pelo Controlador – ou seja, a entidade responsável pelo processamento de dados pessoais – deve ser objeto de tratamento.

Dentro dessa linha de pensamento, a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), em seu artigo 7º, elucida diversas circunstâncias que legitimam a execução do processamento de dados por parte do Controlador. Tais circunstâncias abarcam, por exemplo, a conformidade com as obrigações legais por parte do Controlador, a necessidade de realizar o tratamento para a execução de um contrato no qual o titular dos dados seja parte, bem como mediante a concessão de consentimento pelo próprio titular, entre outras eventualidades.

Importante frisar, ainda, o artigo 15º da LGPD, o qual estipula que a cessação do processamento de dados pessoais deve ocorrer assim que a finalidade original for atingida, ou quando os dados já não são mais necessários ou pertinentes para essa finalidade. Além disso, ressalta-se a possibilidade de interromper o processo mediante a revogação do consentimento, realizada por meio de comunicação interna pelo titular, nos cenários nos quais o tratamento se baseia nesse fundamento.

Nesse contexto, em consonância com as exceções protegidas pela Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), notadamente em relação ao princípio que respalda a finalidade do tratamento dos dados, é de suma importância que a empresa, enquanto entidade Controladora dos dados pertencentes aos seus colaboradores e clientes, proceda à interrupção das atividades de tratamento de toda e qualquer informação pessoal dos titulares, uma vez que se esgotem os fundamentos legítimos para sua retenção. Isto é, após a consecução das intenções subjacentes ao tratamento de dados específicos sob a guarda da empresa, tais dados devem ser removidos de maneira segura e adequada.

Além disso, é pertinente ressaltar que, em consonância com os avanços tecnológicos, tornou-se compreensível processar integralmente informações em formatos digitais, desde o início até a conclusão do ciclo do dado. Contudo, diversas organizações ainda detêm recursos substanciais de dados em formatos físicos. Nesse âmbito, surge uma indagação sobre o destino dos documentos físicos após a sua digitalização e arquivamento. Surge o questionamento: é válido proceder ao descarte dos documentos físicos? Possuem os arquivos digitais com o mesmo valor legal?

A Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) concede a autorização para a disposição dos documentos em formato físico, ao mesmo tempo que atribui equivalente validade jurídica aos registros digitais, desde que sejam mantidos observados como condições, renúncia e critérios delineados pela legislação.

A legislação estabelece com clareza que os dados pessoais devem ser suprimidos após a conclusão do seu processo de tratamento, salvo nos casos em que se justifique a retenção para fins de cumprimento de obrigações legais ou regulatórias, instrução conduzida por entidades de pesquisa, transferências a terceiros ou para uso exclusivo do controlador. Nesse contexto, é primordial manter a premissa de buscar a anonimização dos dados sempre que viável, em conformidade com as diretrizes legais.

Apesar das preocupações iniciais, existem diversos fundamentos para controlar a transição das informações para plataformas digitais: desocupação de espaço físico, aprimoramento da segurança na administração, contribuição para a conservação ambiental mediante a redução do consumo de papel e promoção da reciclagem, além da redução concomitante de despesas.

Entretanto, a fim de conferir aos documentos digitalizados a mesma validade jurídica atribuída aos gerados em formato físico, é de suma importância cumprir os critérios especificados no Decreto nº 10.278 de 2020, bem como outros regulamentos pertinentes.

De acordo com o referido decreto, a conversão de documentos físicos para o formato digital deve assegurar a integridade e a confiabilidade intrínseca do documento, juntamente com a rastreabilidade e a confiabilidade dos procedimentos dos funcionários. Além disso, são obrigatórios padrões técnicos que garantem a qualidade da imagem, a legibilidade e a usabilidade. Paralelamente, é essencial que o procedimento adote salvaguardar para preservar a confidencialidade, quando aplicável, bem como assegurar a interoperabilidade entre os sistemas informatizados.

O documento que emerge do processo de digitalização, ao ser devidamente assinado por meio de certificação digital, conforme os padrões da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira – ICP-Brasil, adquirirá os mesmos efeitos perante as instâncias da administração pública como tendo o documento físico. Esse também exige a estrita conformidade com os requisitos mínimos de resolução, cores e formato de arquivo, devendo estar em consonância com as disposições necessárias no anexo I do decreto nº 10.278/20.

A validade também estará condicionada à presença de metadados fundamentais, que se constituem em informações estruturadas destinadas a categorizar, descrever e administrar documentos. Entre esses metadados estão contemplados detalhes como o tópico, a autoria, os dados e o local de digitalização, bem como o nome do indivíduo responsável pela conversão para o formato digital.

Uma vez observadas todas as formalidades prescritas pelo Decreto, os documentos físicos podem ser descartados, desde que não possuíam valor histórico.

A mesma possibilidade de eliminação dos suportes físicos está prevista na lei 12.682, de julho de 2012. Essa norma estabelece a elaboração e arquivamento de documentos em meios eletromagnéticos, e no art. 2º, parágrafo 1º, que “Após a digitalização, constatada a integridade do documento digital nos termos estabelecidos no regulamento, o original poderá ser destruído, ressalvados os documentos de valor histórico, cuja preservação observará o disposto na legislação específica “.

A legislação dispõe que, para além da salvaguarda da natureza histórica, certos documentos originais não serão descartados após o procedimento de digitalização. Isso incorpora documentos concernentes a transações e operações efetuadas no âmbito do sistema financeiro nacional, documentos de identificação e de caráter obrigatório. Tais documentos permanecerão em formato físico durante os prazos de prescrição e decadência, mesmo após a etapa de digitalização.

Com relação aos documentos que não se enquadram nas recebidas apontadas pelo Decreto nº 10.278/20, o ato de descarte deve ser cuidado de maneira que impossibilite a retenção das informações neles contidas. Uma prática comumente adotada envolve a utilização de trituradores de papel ou, em situações que envolvem volumes substanciais, a contratação de empresas especializadas, que também podem se incumbir da reciclagem do material.

É altamente recomendável que as organizações desenvolvam procedimentos destinados a avaliar, selecionar e, posteriormente, eliminar por meio de documentos devidos processos de autorização. É imperativo lembrar que a manutenção de informações para além dos prazos estipulados pela legislação ou pelas diretrizes internas da empresa constitui uma infração das normas relativas à proteção de dados.

O JCM Advogados Associados permanece atento a todas as novidades e decisões para mantê-los sempre atualizados e permanecemos à disposição para solucionar suas dúvidas sobre o tema. Para saber mais: https://lgpdbrasil.com.br/o-que-diz-a-lgpd-sobre-descarte-de-documentos/